Das Online Mahnverfahren: rechtliche Rahmenbedingungen und Probleme. Das externe Forderungsmanagement ist bei vielen Unternehmen sehr beliebt, in Deutschland, Österreich und der Schweiz aber noch weitestgehend unbekannt. Hier gelten noch die alten „Regeln“ und der Unternehmer kümmert sich noch selber um seine offenen Forderungen. Das bedeutet viel Aufwand, für oft sehr wenig Ertrag. Denn viele Kunden kommen, mit Absicht oder aus Versehen, in den Verzug. Dann fängt die Arbeit aber erst richtig an, und mit einer einfachen Zahlungserinnerung ist es dann nicht getan. Ein Partner für das Management der Forderungen kann hier helfen und spart dem Unternehmer viel Arbeit. Zudem sorgt er dafür, dass das gesamte Online Mahnverfahren korrekt abläuft und die Forderung sicher durchgesetzt werden kann.
Zahlungserinnerung vs. Mahnung: eine Mahnung per EMail geht gar nicht!
Die wenigsten angehenden Unternehmer, aber auch erfolgreiche und erfahrene Unternehmensleiter kennen die Fallstricke der Gesetze zu Mahnverfahren wirklich gut. Dabei gibt es einiges zu beachten. Es gibt Mahngebühren, welche auf den Kunden umgelegt werden können, eine genaue Definition vom Verzug und viele Maßnahmen, die nur durch ein Amtsgericht durchgesetzt werden können. Hier die Übersicht zu bewahren fällt schwer, und ohne einen Anwalt kommt man schnell in die Bredouille. An erster Stelle steht dabei immer die Rechnung, welche für eine erbrachte Leistung gestellt wird. Zahlt der Kunde nicht innerhalb der vorgegebenen Frist, so kommt er in den Verzug. Oftmals reicht eine freundliche Zahlungserinnerung, die ganz einfach online und via EMail verschickt werden kann. Fruchtet auch dies nicht, dann wird es Zeit für die 1. Mahnung und die 2. Mahnung. Auch eine Mahnung reicht völlig aus, aber die meisten Unternehmer scheitern schon beim Verfassen korrekter Texte für das Mahnverfahren. Klar gibt es auch hier Muster und Vorlagen für entsprechende Texte. Aber beispielsweise müssen die Mahngebühren für jeden Fall individuell berechnet werden, und oft reichen hier die Bausteine der Muster nicht aus. Hier muss ein Anwalt für Inkasso übernehmen, und dessen Leistungen sind natürlich nicht umsonst. Spätestens, wenn die letzte Mahnung per Post zugestellt wurde und nicht bezahlt ist, muss ein Mahnbescheid beim Amtsgericht beantragt werden. Fruchtet auch dies nicht, kommt die Vollstreckung. Auch hier braucht es den Ratschlag von einem Anwalt, der die Höhe der Mahngebühren und der Gebühren für das Inkasso festlegt und bei der Durchsetzung der Forderung hilft. Eine Rechnung hat bis dahin für den Unternehmer schon viele Kosten verursacht. Darunter auch Kosten, die der Kunde nicht übernehmen muss. Das gilt es natürlich zu vermeiden!
Wie ein Partner für externes Forderungsmanagement das Mahnverfahren online einleiten kann
Ein Partner für das externe Management der Forderung übernimmt erst einmal die Verwaltung der Rechnung. Das spart schon einmal Kosten, Zeit und Mühe. Voll ausgebuchte Unternehmen, wie zum Beispiel SEA Spezialist Marek Vrba, können es sich nicht leisten ihre Zeit mit der Erstellung von Mahnungen und dem Eintreiben von Rechnungen zu vergeuden. Er achtet darauf, die richtigen Gebühren zu erheben und ermöglicht dem Kunden, die gesetzte Frist zur Zahlung einzuhalten. Er übernimmt zum Beispiel das Schreiben für die Erinnerung an die fällige Zahlung, und kontaktiert den Kunden direkt. Zuerst kümmert er sich aber noch nicht um das Inkasso, und kann folglich auch keine Mahngebühr für seine Leistung gegenüber dem Kunden übernehmen. Ein Mahnverfahren online einleiten zu können benötigt einiges an Expertise. Denn das Mahnverfahren kann man zwar online einleiten, aber dem Kunden gegenüber muss man bei einem gerichtlichen Mahnverfahren immer postalisch gegenübertreten. Es gibt kein Formular online, und keine vorgefertigten Schreiben, die ein Mahnverfahren online möglich machen. Es braucht also mehr als eine EMail, um das Verfahren einleiten zu können und eine Mahngebühr erheben zu dürfen. Der Ablauf ist zwar immer der gleiche, aber auch dieser Ablauf verursacht Kosten und Aufwand. Wenn der externe Partner keinen Zahlungseingang feststellen kann, dann gibt er die Forderung an ein Inkassobüro weiter. Dieses kann nun den Ablauf optimieren und ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Ab diesem Zeitpunkt wird für den Kunden eine Mahngebühr fällig, die sich nach der Höhe der offenen Forderung richtet. Das Verfahren für die gerichtliche Mahnung muss das Inkassobüro bei einem Amtsgericht beantragen und das entsprechende Formular kann man dort kostenlos ausfüllen. Für den Unternehmer fallen dann keine weiteren Kosten an.
Fazit: externes Management von Forderungen spart Zeit und Kosten
Auch wenn der Ablauf eines Zahlungsverfahrens oft gleich ist, und wenn man sogar für den Einzelfall oft eine Vorlage nutzen kann, entstehen doch hohe Kosten für den gesamten Prozess. Dazu kommt, dass der Kunde zu jeder Zeit einen Widerspruch beantragen kann. Dieser Widerspruch hemmt unter Umständen den gesamten Ablauf. Er befreit den Kunden zwar nicht von der Zahlungspflicht, sorgt aber für eine Verzögerung eines erfolgreichen Abschlusses. Dabei bleibt der Widerspruch für den Kunden kostenlos, und er kann ihn formlos beantragen. Auch hierfür gibt es mittlerweile entsprechende Dienstleistungen, die es ermöglichen entsprechende Vorlagen online auszufüllen. Auch Mahnverfahren Online Anbieter gibt es inzwischen am deutschen und schweizerischen Markt. Das ist absolut zulässig, und wird vom Gesetzgeber sogar ausdrücklich erwünscht. Für den Unternehmer bedeutet das aber noch einmal mehr Aufwand. Denn wenn der Kunde nicht zulässig widerspricht, dann hat der Unternehmer dennoch einen Aufwand. Ein externer Partner übernimmt den gesamten Aufwand und sorgt dafür, dass der Prozess reibungslos abgewickelt werden kann. Der Unternehmer muss einfach nur noch die Angaben zur Rechnung ausfüllen, und schon hat er deutlich mehr Zeit. In der Praxis ist das eine sehr simple, und hochwertige Lösung. Zum Beispiel können so gerade bei kleinen Unternehmen, oder im Mittelstand hohe Kosten eingespart werden.
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